まず海外在住の外国人が日本で就労・長期滞在するには、来日前に、招聘人やVISAスポンサーを通じて在留資格に応じた在留資格認定証明書交付申請書を日本の入国管理局へ申請して審査を受け、認定証明書（以下、認定書とします）の交付を受けます。
つまり認定書の交付申請には、日本国内で申請人の受入先となる個人もしくは企業・団体（招聘人）が必要となります。
日本人と結婚する場合や日系人などの場合は日本人配偶者や在日親族などが招聘人となります。また日本で就職する場合は、就職先が受入先（所属機関もしくは契約機関）になります。
認定申請時は、原則、申請人（外国人）はまだ海外にいますので、その招聘人が代理人として申請書へ署名し、管轄の入国管理局へ申請します。
代理人についてどの様な人がなれるかについては、在留資格によって異なります。
行政書士は招聘人に代わって書類作成や申請（取次申請）をすることはできますが、申請書は「招聘人かその代理人」の署名が求められます。
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